SISTEM MANAJEMEN MUTU

BAB I
SISTEM MANAJEMEN MUTU :
ANTARA KEBUTUHAN DAN KEHARUSAN

• Manajemen Mutu
Beberapa tahun lalu, dari hasil riset sebuah lembaga di Amerika Serikat diketahui bahwa lebih dari 50% produk dan komponen yang dihasilkan oleh perusahaan mempunyai cacat atau kerusakan, dan untuk perusahaan yang bergerak di bidang teknologi tinggi, otomotif, dan aerospace angkanya lebih mencengangkan lagi yaitu mencapai lebih dari 75%. Komisi Keselamatan Produk Konsumen Amerika bahkan memperkirakan bahwa kematian, kecelakaan, dan kerusakan yang ditimbulkan akibat pemakaian produk konsumen yang tidak sempurna telah membebani negara lebih dari 700 miliar dolar per tahunnya.
Berdasarkan fakta-fakta tersebut maka tidak mengherankan jika perusahaan-perusahaan saat ini berusaha keras untuk menerapkan sistem manajemen mutu yang diharapkan akan membantu mereka dalam meningkatkan mutu produk/layanan yang dihasilkan, mengontrol biaya-biaya, mengurangi kerusakan dan cacat pada produk, meningkatkan kepuasan konsumen, dan pada akhirnya adalah meningkatkan keuntungan perusahaan.
Mutu
Setidaknya ada tiga hal mendasar yang sangat mempengaruhi tingkat kesuksesan suatu produk atau layanan di pasaran, yaitu harga, ketersediaan, dan mutu/kualitas. Konsumen sangat membutuhkan produk atau layanan yang bermutu tinggi dan tersedia pada waktu yang dibutuhkan dengan harga yang terjangkau dan sesuai dengan manfaat yang akan diperoleh. Organisasi atau perusahaan akan dapat sukses dan mampu bersaing di pasaran jika tingkat kepuasan pelanggan terhadap pemakaian produk dan layanannya cukup tinggi. Faktor harga dan ketersediaan adalah fitur transient saja, dalam arti pengaruhnya tidak berlangsung lama setelah terjadi transaksi. Lain halnya dengan mutu, yang mempunyai pengaruh dan implikasi yang cukup panjang, karena mutu suatu produk atau layanan ditentukan dari tingkat kesuksesan kegunaan produk atau layanan tersebut selama pemakaiannya (tidak terbatas pada point of sales saja).
Makna mutu atau kualitas suatu produk atau layanan sendiri erat kaitannya dengan: tingkat kesempurnaan, kesesuaian dengan kebutuhan, bebas dari cacat, ketidaksempurnaan, atau kontaminasi, serta kemampuan dalam memuaskan konsumen. Konsumen adalah pihak yang paling tepat dan adil dalam menilai masalah mutu dari produk atau layanan yang kita sediakan. Sebuah produk atau layanan yang memiliki fitur atau manfaat yang memuaskan kebutuhan konsumen dapat disebut sebagai produk atau layanan yang bermutu, demikian pula sebaliknya, produk atau layanan yang memiliki fitur atau manfaat yang tidak memuaskan kebutuhan konsumen dapat disebut sebagai produk atau layanan yang tidak bermutu. Anda akan dapat menilai tingkat kepuasan konsumen terhadap produk Anda melalui melalui berbagai cara, seperti feedback langsung dari konsumen, atau juga bisa dilihat dari tingkat kerugian penjualan, turunnya market share, dan pada akhirnya adalah kerugian bisnis. Pada pasar dengan tingkat persaingan usaha yang sangat ketat, mutu dari suatu produk atau layanan yang ditawarkan akan memiliki peranan yang sangat strategis terhadap perkembangan bisnis.
Sistem Manajemen Mutu
Adalah sesuatu yang tidak mungkin perusahaan Anda mempunyai kemampuan untuk menghasilkan dan mempertahankan suatu produk yang bermutu tanpa disertai adanya manajemen proses yang matang dan rapi di dalamnya. Mutu yang baik tidak akan dapat diraih hanya dengan mengandalkan keberuntungan semata, tapi mutlak harus dengan cara penerapan manajemen bisnis yang baik.
Sistem manajemen mutu akan memberikan kemampuan kepada perusahaan atau organisasi dalam melakukan kontrol, menciptakan stabilitas, prediktabilitas, dan kapabilitas bisnis Anda. Dengan adanya sistem mutu diharapkan perusahaan Anda akan lebih terbantu dalam mencapai, mempertahankan, dan meningkatkan mutu produk atau layanan yang Anda sediakan secara ekonomis. Sistem manajemen mutu akan sangat membantu Anda untuk dapat bertindak dengan lebih baik dibanding sebelumnya.
Standarisasi Sistem Mutu
Ketika Anda membeli suatu produk atau layanan dari suatu perusahaan, Anda tentunya berharap akan mendapatkan produk atau layanan dengan kualitas atau mutu yang persis sama seperti yang mereka janjikan. Jaminan bahwa Anda akan mendapatkan kualitas barang atau layanan yang sesuai dengan harapan Anda tersebut hanya dapat diberikan oleh perusahaan yang telah memiliki sertifikasi suatu standar sistem mutu.
Mengapa standarisasi itu penting? Sebagai pembeli atau pengguna suatu produk tentunya kita akan merasa sangat terganggu dan kecewa ketika produk yang telah dibeli tersebut ternyata memiliki kualitas yang sangat buruk, tidak layak pakai, tidak cocok dengan peralatan yang telah kita miliki sebelumnya, mudah rusak, atau berbahaya jika digunakan. Sebaliknya ketika produk yang dibeli atau digunakan telah memenuhi keinginan dan harapan kita dan tidak menimbulkan masalah selama pemakaiannya, kita kadang merasakan kenyamanan tersebut sebagai hal yang biasa saja. Itulah sebagian gambaran dimana kita terkadang kurang peduli terhadap peran dari suatu standar sistem mutu dalam meningkatkan level kualitas/mutu, keamanan, ketahanan, efisiensi, dan interchangeability dari suatu produk yang kita gunakan. Suatu standar mutu memberikan kontribusi yang sangat besar pada segenap aspek kehidupan kita, walaupun kadang kontribusinya sering tidak kita sadari.
Lantas, peran seperti apa yang dapat dilakukan oleh suatu standar sistem mutu seperti ISO 9000, TS 16949, QS 9000, Six Sigma, dan Malcolm Baldrige dalam membantu kesuksesan suatu perusahaan? Sistem-sistem tersebut merupakan tool atau alat untuk membantu perusahaan agar bekerja dengan lebih terorganisir serta membantu pengelolaan dan pengontrolan proses bisnis yang berjalan di perusahaan dengan berpegang pada standar mutu yang telah ditetapkan. Sistem mutu seperti ISO 9000, TS 16949, QS 9000, Six Sigma, dan Malcolm Baldrige adalah suatu sistem yang telah teruji dan terbukti luas di dunia. Salah satu keuntungan penerapan suatu sistem mutu tersebut yaitu Anda tidak perlu lagi membuat suatu standar sistem mutu baru, yang perlu Anda lakukan hanyalah mengadaptasi sistem tersebut untuk disesuaikan dengan model bisnis dan kondisi perusahaan Anda. Pemilihan suatu sistem mutu yang akan kita adopsi sangat ditentukan oleh beberapa faktor, diantaranya adalah regulasi perusahaan, sasaran bisnis, konsumen dan target pasar, bidang usaha, dan skala bisnis perusahaan. Dengan penerapan suatu sistem mutu tertentu seperti ISO 9000, QS-9000, atau yang lain, tentunya akan membawa dampak positif bagi bisnis Anda, yaitu meningkatkan dan menjamin mutu dari produk atau layanan yang dihasilkan sehingga pada akhirnya akan meningkatkan tingkat kepuasan konsumen terhadap produk atau layanan yang kita sediakan. Mutu suatu produk/layanan dapat dijamin karena sistem secara otomatis akan berusaha mengontrol dan mencegah setiap potensi timbulnya ketidaksesuaian atau penyimpangan pada seluruh tahapan supply chain. Hal ini juga akan berpengaruh positif terhadap kinerja perusahaan yaitu akan terhindarnya pemborosan anggaran, meminimalisasi biaya-biaya, dan pada akhirnya adalah meningkatnya keuntungan perusahaan secara signifikan.

BAB II
PERENCANAAN PENERAPAN
SMM ISO 9001 : 2000

1. Komitmen Manajemen
Komitmen manajemen adalah sangat penting karena mereka harus merencanakan strategi bisnis, kebijakan, sasaran dan ukurannya, serta mereka harus meninjaunya pula. Komitmen manajemen ditetapkan sebelum melangkah lebih jauh dalam rencana menerapkan SMM pada Lembaga Pendidikan. Tanpa komitmen yang jelas dan tegas maka kecil kemungkinan pelaksanaan dan penerapan SMM akan berjalan dan tercapai baik sesuai dengan yang direncanakan oleh Lembaga Pendidikan. Komitmen adalah power yang utama untuk menggerakkan mesin manajemen dalam menerapkan SMM. Tanpa komitmen dari manajemen puncak/kepala Lembaga Pendidikan yang didukung oleh seluruh warga Lembaga Pendidikan maka SMM tidak dapat dilaksanakan secara maksimal.
Komitmen manajemen terhadap kualitas dapat ditunjukkan sejak awal melalui penandatanganan pernayatan kebijakan kualitas Lembaga Pendidikan, dan berikutnya dikuti oleh sikap dan perilaku manajemen yang konsisten dalam menerapkan prosedur –prosedur kerja.
Manajemen puncak harus memberi bukti komitmennya pada penyusunan dan implementasi SMM serta perbaikan berkesinambungan dan keefektifannya dengan cara melakukan hal-hal seperti berikut :
a. Mengkomunikasikan kepada seluruh warga tentang pentingnya pemenuhan dan pelaksanaan persyaratan pelanggan dan peraturan perundang-undangan.
b. Menetapkan kebijakan mutu Lembaga Pendidikan serta menjalankannya.
c. Memastikan penetapan sasaran mutu yang dijalankan secara konsisten.
d. Melakukan tinjauan manajemen secara berkala.
e. Memastikan tersediaanya sumber daya.
Komitmen manajemen terhadap kualitas dapat ditunjukkan sejak awal melalui penandatanganan pernayatan kebijakan kualitas Lembaga Pendidikan, dan berikutnya dikuti oleh sikap dan perilaku manajemen yang konsisten dalam menerapkan prosedur–prosedur kerja. Pernyataan kebijakan kualitas Lembaga Pendidikan dapat didefinisikan sebagai suatu “Deklarasi” yang ditandatangani oleh pemimpin-pemimpin lembaga pendidikan yang menyatakan komitmen terhadap suatu sistem manajemen mutu.
2. Penunjukkan Wakil Manajemen
Bukti komitmen yang besar dari pimpinan puncak dan jajaran manajemen untuk benar-benar menerapkan SMM pada Lembaga Pendidikan dibuktikan dengan menugaskan atau mengangkat secara resmi seorang wakil manajemen (management representative). Peranan dari Wakil Manajemen (WM) adalah menjamin bahawa sistem manajemen mutu yang didokumentasikan secara teknik benar dan sesuai dengan persyaratan standar dari sistem manajemen mutu yang telah ditetapkan.
Wakil Manajemen harus melapor kepada Kepala Lembaga Pendidikan agar menjamin bahwa persyaratan-persyaratan standar dari SMM itu tidak dilanggar oleh fungsi-fungsi yang lain. Penunjukkan seorang wakil manajemen haruslah orang yang tepat, jangan sampai menunjuk seorang wakil manajemen tanpa mempertimbangkan kemampuan kepemimpinannya serta pemahamannya tentang sistem yang berlaku pada Lembaga Pendidikan. Sebaiknya WM adalah personil yang mempunyai akses komunikasi langsung dengan kepala Lembaga Pendidikan. Dengan demikian pelaksanaan tugas WM tidak mengalami hambatan sehingga target dan sasarannya tercapai. WM itu dapat ditunjuk dari pejabat pembatu rektor, pembantu direktur, wakil kepala sekolah pada Lembaga Pendidikan.
3. Pelatihan Pemahaman SMM bagi Manajemen dan Karyawan
Pelatihan SMM ISO 9001:2000 ini bertujuan untuk memberikan kesadaran mutu bagi kepala Lembaga Pendidikan dan memberikan pemahaman persyaratan kepada Tim ISO. Pelatihan itu antara lain meliputi pelatihan kesadaran mutu (quality awareness) bagi Direksi dan Tim ISO sehingga dapat memberikan pemahaman mengenai :

a. Sejarah SMM.
b. Pemahaman komitmen manajemen, pemahaman pelaksanaan manajemen review, kebijakan mutu, sasaran mutu, perencanaan sistem manajemen mutu dan kriteria, tanggung jawab dari wakil manajemen (WMM).
c. Penjelasan delapan (8) prinsip manajemen mutu yakni fokus pelanggan, kepemimpinan, keterlibatan orang-orang, pendekatan proses, pendekatan sistem terhadap manajemen, peningkatan berkelanjutan, pendekatan faktual dalam mengambil keputusan, dan hubungan pemasok yang saling menguntungkan.
d. Manfaat SMM ISO 9001:2000 bagi Lembaga Pendidikan.
e. Pengertian umum klausul-klausul yang terdapat dalam SMM ISO 9001:2000.
f. Faktor-faktor penyebab kegagalan dalam penerapan SMM ISO 9001:2000.
g. Penjelasan mengenai sertifikasi SMM.
h. Metoda dan teknik pemeliharaan SMM.
i. Metoda evaluasi peningkatan penerapan SMM.
4. Pembentukan Tim ISO
Setelah menugaskan atau mengangkat secara resmi seorang wakil manajemen maka tahap selanjutnya mempersiapkan penerapan SMM dengan pembentukan tim ISO. Hal tersebut penting dilakukan karena SMM merupakan suatu sistem manajemen mutu yang penerapannya adalah tanggung jawab semua pihak seperti Kepala Lembaga Pendidikan hingga level yang paling bawah dalam struktur organisasi Lembaga Pendidikan tersebut.
Pembentukan Tim ISO yang terdiri dari:
a. Seorang wakil manajemen (WM) yang bertugas untuk mengelola, memantau, mengevaluasi dan mengkoordinasikan SMM di lapangan untuk meningkatkan operasi dan perbaikan yang efektif dan efisien.
b. Seorang panel audit yang bertugas mengkoordinasi pelaksanaan Audit Mutu Internal Lembaga Pendidikan.
c. Seorang pusat pengendali dokumen, yang bertugas mengendalikan seluruh dokumen mutu Lembaga Pendidikan dalam menerapkan SMM mulai dari mendistribusikan, menyimpan, memelihara, menarik dokumen, menghancurkan dan memastikan bahwa dokumen mutu yang beredar adalah dokumen terkini dan paling mutakhir.
d. Personil wakil dari tiap-tiap unit kerja yang bertugas membuat dan membangun SMM di lingkungan bagiannya serta dapat dilibatkan sebagai calon auditor internal yang akan mengaudit kondisi penerapan SMM di internal Lembaga Pendidikan.
5. Menyusun Dokumen SMM
Dokumen adalah dasar penerapan sistem manajemen mutu, dokumen harus tertulis dengan jelas dan dapat dimengerti dengan mudah oleh setiap orang yang memerlukannya. Tanpa adanya dokumen yang teratur dan rapih, penerapan sistem manajemen mutu tidak dapat dilaksanakan dengan baik dan tidak dapat dijamin konsistensinya. Untuk keperluan pembuatan analisis untuk perbaikan berkelanjutan (continual improvement) memerlukan dokumentasi sistem manajemen mutu yang lengkap dan tersusun dengan baik sesuai dengan kebutuhan perbaikan proses kerja di Lembaga Pendidikan.
Susunan dokumen sistem manajemen mutu menganut aturan hirarki, di mana masing-masing dokumen harus ditetapkan tingkatnya sesuai tingkatan-tingkatan yang diperlukan pada kegiatan Lembaga Pendidikan. Dokumen yang lebih rendah levelnya mengandung penjelasan klausul-klausul dokumen yang lebih tinggi dan isinya tidak boleh bertentangan.
Penyusunan dokumen sistem mutu (DSM) dilakukan oleh Tim ISO dengan dibantu oleh masing-masing personil inti dari bagian terkait, meliputi:
Manual Mutu, adalah dokumen sistem manajemen mutu (SMM) level-1 yang menggambarkan kegiatan bisnis Lembaga Pendidikan secara umum dalam penerapannya memenuhi persyaratan SMM, termasuk kebijakan mutu dan sasaran mutu yang telah ditetapkan oleh Kepala Lembaga Pendidikan.
Prosedur, adalah dokumen SMM level-2 yang menjelaskan langkah-langkah kegiatan yang harus dilakukan dalam suatu proses tertentu yang terkait dengan penerapan SMM Lembaga Pendidikan. Prosedur SMM merupakan penjabaran yang lebih jelas terhadap pemenuhan persyaratan SMM yang terkait dengan fungsi-fungsi kegiatan bisnis Lembaga Pendidikan.
Instruksi Kerja, adalah dokumen SMM level-3 yang sifatnya untuk memberikan petunjuk pada pengoperasian suatu proses kerja yang harus dilakukan oleh satu (1) orang atau satu unit yang terlibat atau yang fungsi tugasnya dapat mempengaruhi kegiatan SMM di Lembaga Pendidikan. Instruksi Kerja pada umumnya dibuat untuk menghindari atau mengurangi potensi kesalahan terhadap suatu pekerjaan.
Rekaman, adalah bukti kerja (evidence) yang merupakan bagian dari dokumen SMM, dapat dikatakan sebagai dokumen level-4. Rekaman ini berupa arsip surat menyurat, formulir-formulir isian, daftar periksa, hasil uji coba dan test, buku laporan dan lain sebagainya, yang harus diatur dan dikendalikan secara tersendiri.
Dokumen sistem mutu harus diterapkan oleh semua jajaran Lembaga Pendidikan yang terkait secara konsisten. Penyelenggaraan dokumentasi SMM Lembaga Pendidikan agar efektif memenuhi persyaratan SMM, dan diatur sesuai hirarki level dokumentasi SMM menurut ketentuan dalam tabel sebagai berikut:
Semua Lembaga Pendidikan internal maupun dokumen eksternal harus ditetapkan levelnya sesuai dengan ketentuan hirarki level dokumentasi SMM. Tujuannya untuk menjaga penggunaan dokumen agar dapat dikendalikan dan pengaturan keseluruhan dokumen tersebut diatur dalam Prosedur Pengendalian Dokumen dan Prosedur Pengendalian Rekaman.
Manual mutu: manajemen Lembaga Pendidikan harus menetapkan dokumen manual mutu sebagai pedoman penerapan SMM Lembaga Pendidikan, dan harus diterapkan dan dipelihara oleh semua jajaran yang terkait sesuai ketentuan persyaratan SMM.
Prosedur: Prosedur yang terdokumentasi harus ditetapkan dan dipelihara untuk mengendalikan semua proses yang mengacu pada persyaratan SMM. Prosedur pengendalian yang diperlukan untuk menjamin kepuasan operasi. Instruksi kerja: Instruksi kerja merupakan dokumen level tiga yang pembuatannya dilakukan oleh masing-masing bagian dan bersifat teknis.
6. Sosialisasi Dokumen SMM
Suatu strategi yang harus dikembangkan dalam penerapan SMM adalah untuk mengetahui cara pencapaian kebijakan dengan menentukan sasaran yang hendak dicapai untuk menerapkan SMM secara sempurna. Strategi meliputi suatu program yang dijadwalkan untuk mengidentifikasi sumber daya yang diperlukan, tanggung-jawab dan wewenang personil, cara meninjau ulang poin-poin, prioritas dan sistem pelaporan. Untuk itu harus menyediakan suatu kerangka kemajuan yang berkelanjutan.
Dengan begitu kita dapat mempertimbangkan pengembangan proyek dan kebijakan yang dapat dilakukan di area lain pada waktu-waktu selanjutnya. Implementasi penuh dan perekaman semua aktivitas dalam sistem perlu direncanakan. Manajemen harus menentukan level keterlibatan para personil dalam operasi sehari-hari mulai dari tahapan penerapan sistem hingga penentuan jumlah personil manajemen yang harus didelegasikan. Juga ditentukan ukuran Lembaga Pendidikan, lokasi, kompleksitas dan sifat proses yang digunakan akan memiliki suatu pengaruh terhadap pengambilan keputusan.
Setiap Lembaga Pendidikan harus mengembangkan sebuah rencana yang menggambarkan komitmen terhadap waktu yang dibutuhkan untuk mencapai sasaran. Mengembangkan sebuah rencana implementasi sesuai isi dokumen SMM yang telah disusun dalam organisasi pada level yang relevan. Rencana harus disosialisasikan ke seluruh organisasi (klausul 5.5.3), dan harus diperbaharui. WM harus menentukan kemajuan apakah hasilnya sesuai dengan rencana, yang dilakukan sedikitnya dua minggu sekali. Dan status pembaharuan harus dikomunikasikan dalam organisasi.
SMM terdiri dari suatu kerangka sebagai pedoman Lembaga Pendidikan untuk mengendalikan aktivitas bisnis dengan suatu penekanan pada pengukuran pencegahan dan peningkatan aktivitas yang bisa berpengaruh. Pada kinerja Lembaga Pendidikan untuk implementasi SMM yang efektif, Direksi Lembaga Pendidikan perlu menyediakan bukti komitmen manajemen pada setiap proses. Pada umumnya ini melibatkan pendekatan yang tertib mulai dari tinjauan-ulang penerbitan dokumen Lembaga Pendidikan, pengembangan suatu kebijakan mutu, pencapaian sasaran hasil, rencana, strategi dan proses pekerjaan. Juga untuk memastikan ketersediaan sumber daya untuk mencapai implementasi penuh. Direksi harus mengkomunikasikan pentingnya memenuhi pelanggan seperti pelaksanaan aturan dan persyaratan sesuai dengan undang-undang serta melakukan tinjauan ulang kinerja manajemen.
Direksi harus memastikan bahwa Lembaga Pendidikan mempunyai sumber daya yang cukup untuk mencapai komitmennya. Direksi juga terlibat dalam melakukan tinjauan ulang dan peningkatan SMM untuk meningkatkan kinerja. Klausul 6.2.2 memerlukan kemampuan yang diperlukan bagi setiap personil yang terkait dengan SMM Lembaga Pendidikan. Persyaratan kemampuan personil ditinjau-ulang untuk memastikan apakah penempatannya tepat dan sesuai.
7. Penerapan Dokumen
Dokumen sistem manajemen mutu yang sah dan telah disosialisasikan ke seluruh bagian dan lingkup Lembaga Pendidikan harus diterapkan oleh segenap personil yang terlibat secara konsisten dan benar. Hal itu dilakukan untuk membuktikan bahwa sistem manajemen mutu telah diterapkan oleh Lembaga Pendidikan. Jika penerapannya masih menemui kendala maka dokumentasi tersebut dapat dilakukan revisi dan penyempurnaan sesuai kebutuhan. Hal tersebut diatur dalam prosedur pengendalian dokumen, yang antara lain berisi penetapan pengendalian yang diperlukan untuk:
a. Menyetujui kecukupan dokumen sebelum diterbitkan.
b. Meninjau dan memutakhirkan seperlunya serta menyetujui ulang dokumen.
c. Memastikan perubahan dan status revisi terbaru sesuai tujuan dokumen.
d. Memastikan versi yang relevan dengan dokumen yang berlaku telah tersedia di tempat pemakaian.
e. Memastikan dokumen selalu dapat dibaca dan mudah dikenali.
f. Memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar mudah dikenali dan pendistribusian dapat dikendalikan.
g. Mencegah pemakaian dokumen yang kadaluarsa dan tidak disengaja lengkap dengan penjelasan identifikasi sesuai dokumen tersebut, apabila disimpan untuk tujuan tertentu.
8. Pengendalian Rekaman
Lembaga Pendidikan yang telah menetapkan prosedur pengendalian rekaman harus dapat memelihara semua rekaman yang terkait dengan SMM Lembaga Pendidikan. Tujuannya untuk memberikan bukti kesesuaian persyaratan dan beroperasinya SMM secara efektif. Rekaman harus mudah dibaca, siap ditunjukkan dan mudah untuk diambil. Prosedur pengendalian rekaman juga berisi tentang identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan, masa simpan dan penghancuran rekaman.
Rekaman-rekaman yang menjadi alat untuk menunjukkan operasi yang efektif, wajib dibuat, guna pelaksanaan peraturan badan sertifikasi dan perbaikan pelanggan jika diperlukan.
9. Audit Mutu Internal SMM
Audit mutu internal merupakan salah satu persyaratan yang harus dipenuhi oleh Lembaga Pendidikan untuk meninjau kesesuaian dan efektifitas penerapan SMM. Direksi hendaknya memastikan penetapan proses audit internal yang efektif dan efisien untuk mengakses kekuatan dan kelemahan SMM. Proses Audit Mutu Internal berfungsi sebagai alat manajemen untuk asesmen mandiri dari proses atau kegiatan manapun yang ditunjuk dalam SMM. Proses Audit Mutu Internal dengan menyediakan perangkat untuk memperoleh bukti objektif bahwa persyaratan yang ada telah dipenuhi, karena Audit Mutu Internal menilai keefektifan dan efisiensi Lembaga Pendidikan.
Penting bagi Lembaga Pendidikan untuk memastikan dilakukannya tindakan perbaikan sesuai tanggapan hasil Audit Mutu Internal. Perencanaan Audit Mutu Internal hendaknya fleksibel agar memungkinkan perubahan penekanan berdasarkan temuan dan bukti objektif selama audit. Masukan yang relevan dari bidang yang diaudit, dan dari pihak lain yang berkepentingan, hendaknya dipertimbangkan dalam pengembangan rencana Audit Mutu Internal. Contoh subjek untuk dipertimbangkan dalam Audit Mutu Internal mencakup:
• Penerapan proses secara efektif dan efisien.
• Peluang perbaikan yang berkesinambungan.
• Kemampuan suatu sistem proses.
• Penggunaan teknik statistik secara efektif dan efisien.
• Penggunaan teknologi informasi.
• Analisis data biaya mutu.
• Penggunaan sumber daya secara efektif dan efisien.
• Hasil dan harapan kinerja proses dan produk.
• Kecukupan dan ketelitian pengukuran kinerja.
• Kegiatan perbaikan.
• Hubungan dengan pihak yang berkepentingan.
Pelaporan Audit Mutu Internal mencakup bukti kinerja yang sangat berguna untuk memberikan peluang pengakuan oleh Direksi dan memotivasi personil Lembaga Pendidikan. Lembaga Pendidikan harus melakukan Audit mutu Internal pada selang waktu terencana untuk menentukan apakah SMM:
a. Memenuhi pengaturan yang direncanakan, pada persyaratan standar dan persyaratan SMM yang ditetapkan organisasi.
b. Diterapkan dan dipelihara secara efektif.
Program Audit Mutu Internal harus direncanakan dengan mempertimbangkan status serta pentingnya proses dan area yang diaudit, termasuk hasil audit sebelumnya. Kriteria, lingkup, frekwensi dan metode audit harus ditetapkan. Pemilihan auditor dan pelaksanaan audit harus memastikan keobjektifan dan ketidakberpihakan proses audit. Auditor tidak boleh mengaudit pekerjaan mereka sendiri.
Tanggung jawab dan persyaratan untuk perencanaan pelaksanaan audit, pelaporan hasil dan pemeliharaan rekaman harus ditetapkan dalam prosedur yang terdokumentasi.
10. Pelatihan Audit Mutu Internal
Pelatihan Audit Mutu Internal ditujukan bagi Tim Audit Mutu Internal yang merupakan personil yang telah dilatih mengenai pelaksanaan SMM ISO 9001:2000. Pelatihan bertujuan untuk dapat memberikan pemahaman mengenai:
• Penjelasan Audit Mutu Internal yang sesuai dengan SMM ISO 9001:2000 dan ISO 19011:2002
• Cara dan metode melakukan Audit Mutu Internal.
• Pendelegasian tugas dan tanggung jawab koordinator tim audit dan auditor.
• Cara menyusun jadwal audit, rencana audit dan pembuatan check-list audit.
• Cara melakukan pelaporan Audit Mutu Internal.
• Simulasi pelaksanaan Audit Mutu Internal.


11. Pelaksanaan Audit Mutu Internal
Sebelum melakukan Audit Mutu Internal (AMI) dipastikan bahwa seluruh dokumen sistem mutu telah dibuat dan diterapkan. Pelaksanaan Audit Mutu Internal dilakukan berdasarkan jadwal dan rencana audit yang dibuat sebelumnya.
Setelah melakukan Audit Mutu Internal, Tim Audit harus membuat laporan hasil auditnya itu sebagai bahan kontrol penerapan SMM ISO 9001:2000 di Lembaga Pendidikan yang disampaikan kepada WM untuk dilaporkan kepada Direksi.
12. Tindakan Koreksi Audit Internal
Setelah selesai melaksanakan Audit Mutu Internal, Kepala Lembaga Pendidikan bersama-sama Tim Audit Mutu Internal dan Wakil Manajemen (WM) akan melakukan kajian terhadap hasil pelaksanaan Audit Mutu Internal. Tujuannya untuk melakukan perencanaan tindakan perbaikan terhadap hasil temuan audit dan menentukan tindakan-tindakan yang efektif dan efisien dalam menyelesaikan temuan Audit Mutu Internal masing-masing bagian.
13. Tinjauan Manajemen
Lembaga Pendidikan harus melakukan tinjauan manajemen untuk memastikan pelaksanaan SMM berjalan dengan efektif. Hal-hal yang menjadikan masukan dalam pelaksanaan tinjauan manajemen ini adalah seperti berikut:
• Hasil audit.
• Feed back dari pelanggan.
• Kinerja dari proses dan produk.
• Status tindakan koreksi dan pencegahan.
• Tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya.
• Perubahan-perubahan terencana yang dapat berakibat terhadap SMM.
• Rekomendasi untuk perbaikan.
Dalam pelaksanaan tinjauan manajemen harus diputuskan perbaikan terhadap efektifitas pelaksanaan SMM dan proses-proses, perbaikan Lembaga Pendidikan yang diberikan kepada pelanggan serta kebutuhan sumber daya yang diperlukan.
14. Sertifikasi ISO 9001:2000
a. Memilih Lembaga Sertifikasi
Perlu diketahui bahwa sistem akreditasi dan sertifikasi ISO 9001 merupakan pengakuan atas konsistensi standar sistem manajemen mutu ISO 9001:2000. Tanggung jawab dan wewenang pemberian akreditasi dan sertifikasi secara internasional dilakukan oleh suatu badan dunia, yaitu International Accreditation Forrum (IAF). IAF merupakan badan dunia federasi badan akreditasi nasional lebih dari 30 negara di dunia, di antaranya; KAN (Indonesia) menjadi anggotanya. Di tingkat regional Asia-Pasifik terdapat pula federasi badan akreditasi yaitu Pasific Accreditation Corporation (PAC) yang anggotanya antara lain; CNAB (China), CNACR (China), DSM (Malaysia), JAB (Jepang), KAN (Indonesia), JAS-ANZ (Australia-Selandia Baru), KAB (Korea Selatan), SAC (Singapura), SCC (Kanada) dan NAC (Thailand).
Badan akreditasi di Indonesia adalah Komite Akreditasi Nasional (KAN) yang mempunyai tanggung jawab dan wewenang untuk menyelenggarakan sistem akreditasi dan sertifikasi di negara Republik Indonesia. Tugasnya adalah memberikan akreditasi kepada semua lembaga sertifikasi dan laboratorium uji yang telah lulus asesmen sesuai persyaratan standar di seluruh wilayah Indonesia.
Sistem akreditasi KAN telah diakui oleh IAF dan PAC, karena telah dilakukan peninjauan terhadap pemenuhan kesesuaian sistem yang diterapkan oleh KAN. KAN telah menandatangani nota perjanjian IAF dan PAC. Sesuai ketentuan World Trade Organization (WHO) bahwa negara-negara yang menyepakati perdagangan bebas harus menandatangani nota perjanjian saling pengakuan terhadap penggunaan standar-standar internasional termasuk ketentuan-ketentuannya.
Untuk memenuhi maksud tersebut, KAN telah menandatangani nota perjanjian saling pengakuan sebagai anggota IAF dan PAC untuk Sistem Manajemen Mutu (member of IAD dan PAC multilateral recognation agreement for Quality Management System) pada Agustus 2000.
Dalam nota yang tertuang dalam perjanjian saling pengakuan tersebut dikatakan, bahwa sertifikat yang diterbitkan oleh lembaga sertifikasi yang diakreditasi oleh badan akreditasi anggota IAF dan PAC adalah akivalen dan diakui di semua negara anggota.
Oleh karena itu, para pelaku bisnis di Indonesia tidak perlu khawatir untuk memilih lembaga sertifikasi nasional, sertifikat yang diterbitkan sudah diakui secara internasional. Terutama bagi para pelaku industri jasa konstruksi yang pasarnya hanya di dalam negeri, tentu lebih baik menggunakan lembaga sertifikasi nasional sebagai nasionalis yang bangga dengan kemampuan bangsanya sendiri.
Untuk memilih lembaga sertifikasi sistem manajemen mutu (SMM), parameter yang harus diketahui adalah, bahwa manajemen dan pengoperasiannya lembaga sertifikasi harus memenuhi ketentuan-ketentuan yang diatur dalam standar internasional. arameter lembaga sertifikasi yang harus diperhatikan dijelaskan sebagai berikut:
1. Lembaga sertifikasi harus imparsial, yaitu harus terbuka terhadap semua kepentingan dan lembaga bukan merupakan bagian kepentingan pihak tertentu, misalnya kepentingan partai tertentu atau bisnis tertentu yang menyebabkan ia tidak dapat diakses oleh siapapun yang bukan merupakan bagian kepentingannya.
2. Lembaga sertifikasi harus memiliki tanggung jawab atas keseluruhan proses sertifikasi dan memberikan jaminan, bahwa implementasi sistem manajemen mutu benar-benar dilaksanakan oleh kliennya. Apabila terjadi komplain atau banding terhadap kliennya, maka lembaga sertifikasi harus turut menyelesaikan permasalahan yang terkait dengan klien tersebut.
3. Lembaga sertifikasi harus mempunyai manajemen yang profesional. Semua personil yang terlibat dalam lembaga sertifikasi harus memiliki kompetensi dan ketrampilan untuk mengelola dan mengoperasikan sistem lembaga sertifikasi. Para auditor harus terampil melakukan audit secara langsung dan memiliki kompetensi yang sesuai dengan bisnis yang diaudit. Auditor yang mengaudit Lembaga Pendidikan harus mempunyai pengetahuan dan pengalaman di bidang Pendidikan.
4. Lembaga sertifikasi harus memiliki legalitas hukum, tentunya lembaga sertifikasi yang beroperasi di Indonesia harus berbadan hukum mengikuti peraturan hukum di Indonesia. Lembaga sertifikasi yang yang beroperasi di wilayah Indonesia yang tidak berbadan hukum Indonesia harus mendapatkan pengawasan dari instansi pemerintah yang berwewenang.
5. Lembaga sertifikasi maupun personilnya, harus independen, personil yang melaksanakan proses audit dan yang menentukan keputusan sertifikasi harus terpisah. Tim audit yang memeriksa penerapan sistem manajemen mutu di Lembaga Pendidikan hanya memberikan rekomendasi dan tidak diberi kewenangan memutuskan lulus sertifikat. Keputusan lulus tidaknya suatu Lembaga Pendidikan memperoleh sertifikasi ISO 9001:2000 dilakukan oleh Tim tersendiri.
6. Lembaga sertifikasi maupun personilnya harus menjaga kerahasiaan Lembaga Pendidikan yang menjadi kliennya. Setiap personil, baik staf maupun para auditor yang terkait harus memenuhi Kode Etik yang telah ditandatangani.
7. Lembaga setifikasi harus menerapkan sistem manajemen mutu sesuai standar internasional yang relevan, dengan membuat dokumen manual mutu, prosedur dan seterusnya berdasarkan standar untuk lembaga sertifikasi sistem mutu.
8. Lembaga sertifikasi harus diakreditasi secara resmi oleh badan akreditasi yang berwewenang di setiap negara. Sesuai Nota Perjanjian Saling Pengakuan IAF dan PAC lembaga sertifikasi sertifikasi yang beroperasi di Indonesia harus diakreditasikan oleh KAN.
Hal ini perlu diwaspadai, kita sebagai bangsa yang besar harus bangga dengan kemampuan bangsa sendiri dan harus cinta terhadap produk negeri sendiri.
Badan akreditasi akan memberikan izin kepada lembaga sertifikasi untuk melaksanakan asesmen dan sertifikasi berdasarkan ruang lingkup akreditasi yang ditetapkan sesuai kemampuan dan kompetensi para auditor yang ada di lembaga sertifikasi tersebut.
Latar belakang pengalaman auditor sangat mempengaruhi hasil audit, apabila auditor tidak memiliki latar belakang pengalaman dan kompetensi yang sesuai dengan proses bisnis Lembaga Pendidikan yang diaudit, maka hasil audit tidak mempunyai bobot dan bagi Lembaga Pendidikan yang bersangkutan tidak akan memperoleh manfaat atas penerapan sistem manajemen pada Lembaga Pendidikan itu sendiri.


b. Proses Sertifikasi
Lembaga Pendidikan yang ingin mendapatkan sertifikasi ISO 9001 harus mempelajari prosedur dan tatacara yang diatur oleh lembaga sertifikasi. Selama membangun sistem manajemen mutu Lembaga Pendidikan harus sudah membuat program dan mengatur jadual sertifikasi sesuai kemampuan Lembaga Pendidikan.
Tahap-tahap dalam program sertifikasi meliputi:
1. Mengajukan permohonan ke lembaga sertifikasi sistem mutu.
2. Audit dokumen sistem mutu (adequacy audit).
3. Pre-assesment (apabila diperlukan).
4. Intial assessment.
5. Keputusan sertifikasi.
6. Penyerahan sertifikat.
7. Survaillen setiap 6 bulan.
Tujuan survailen adalah untuk membuktikan bahwa penerapan sistem manajemen mutu telah dilakukan secara berkesinambungan, di samping itu dapat dilakukan peninjauan terhadap implikasi perubahan-perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu pada Lembaga Pendidikan untuk memastikan, bahwa semua persyaratan telah dipenuhi dengan baik. Untuk mendapatkan gambaran yang optimal terhadap kesesuaian penerapan sistem manajemen mutu, maka survailen dilakukan setiap 6 bulan.
Periode waktu 6 bulan adalah yang efektif untuk membuktikan kesesuaian penerapan sistem manajemen mutu. Apabila ditetapkan audit 1 tahun pada umumnya kondisi penerapan sistem manajemen mutu tidak konsisten dan tidak terjadi perbaikan yang berkelanjutan pada Lembaga Pendidikan yang bersangkutan.
Periode waktu 6 bulan adalah waktu yang efektif untuk menyaksikan penerapan sistem manajemen mutu, kalau kurang dari 3 bulan menjadikan audit terlalu menyibukkan, dan menyebabkan hanya mengurusi dokumen sistem mutu saja tanpa melakukan pekerjaan inti.